Từ ngày 1/4/2026, hệ thống mã đơn vị hải quan mới sẽ được áp dụng thống nhất trên toàn ngành Hải quan. Đây là bước điều chỉnh mang tính kỹ thuật nhằm phục vụ quản lý tập trung và hiện đại hóa hệ thống nghiệp vụ. Dù không làm phát sinh bất kỳ thay đổi nào về chính sách thuế hay quy định quản lý hàng hóa, doanh nghiệp vẫn cần đặc biệt lưu ý cập nhật mã mới trong quá trình khai báo để tránh tình trạng hồ sơ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian thông quan.
Theo thông báo vừa được ban hành, Cục Hải quan đã gửi văn bản số 174/CNTT-QLVH tới các Chi cục Hải quan khu vực nhằm triển khai việc đồng bộ hóa bộ mã đơn vị trên toàn hệ thống. Việc chuẩn hóa này nhằm đáp ứng yêu cầu triển khai mô hình thông quan tập trung, đồng thời hỗ trợ theo dõi nguồn thu ngân sách nhà nước theo địa bàn hành chính cấp tỉnh một cách chính xác và thống nhất hơn.
Trong lần điều chỉnh này, bộ mã đơn vị hải quan được thiết kế lại theo mô hình Chi cục Hải quan khu vực, thay thế cho cách phân chia đơn vị theo cấu trúc cũ. Theo đó, mỗi khu vực sẽ được cấp mã trụ sở riêng, đồng thời có thêm mã cho các đội thông quan tập trung gắn với từng tỉnh, thành phố thuộc phạm vi quản lý. Việc thay đổi cấu trúc mã giúp hệ thống dữ liệu quản lý trở nên đồng bộ hơn, đồng thời tăng khả năng kết nối giữa các nền tảng công nghệ thông tin đang được sử dụng trong ngành.
Cơ quan hải quan nhấn mạnh rằng việc thay đổi mã đơn vị chỉ liên quan đến kỹ thuật quản lý và tổ chức dữ liệu. Các chính sách thuế, quy định thủ tục hải quan cũng như chế độ quản lý đối với hàng hóa xuất nhập khẩu vẫn được giữ nguyên như trước. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp tiếp tục sử dụng mã cũ sau thời điểm chính thức áp dụng, hệ thống khai báo có thể không chấp nhận hồ sơ hoặc phát sinh lỗi xử lý, dẫn đến việc thông quan hàng hóa bị chậm trễ.
Do đó, mốc thời gian ngày 1/4/2026 được xem là thời điểm quan trọng mà cộng đồng doanh nghiệp cần ghi nhớ. Từ sau ngày này, các mã đơn vị cũ sẽ không còn hiệu lực đối với những tờ khai mới phát sinh trên hệ thống. Việc cập nhật kịp thời bộ mã mới trong các phần mềm khai báo hải quan hoặc hệ thống quản trị nội bộ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động xuất nhập khẩu thông suốt.
Để bảo đảm quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi, Cục Hải quan yêu cầu các đơn vị hải quan khu vực tăng cường phổ biến thông tin tới doanh nghiệp. Hoạt động tuyên truyền sẽ được đẩy mạnh, đặc biệt với các doanh nghiệp có tần suất khai báo lớn hoặc đang sử dụng phần mềm khai hải quan tích hợp với hệ thống của cơ quan quản lý. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp sớm nắm bắt sự thay đổi và chủ động điều chỉnh trước khi hệ thống chính thức vận hành theo mã mới.
Bên cạnh đó, các đơn vị hải quan cũng được yêu cầu rà soát toàn bộ các tờ khai còn tồn đọng trên hệ thống, bao gồm những hồ sơ đã đăng ký trước thời điểm thay đổi nhưng chưa hoàn tất thủ tục. Việc xử lý dứt điểm các tờ khai này phải được hoàn thành chậm nhất vào ngày 30/6/2026. Sau mốc thời gian trên, hệ thống sẽ tiến hành cấu hình để khóa hoàn toàn các mã đơn vị cũ, tránh phát sinh sai sót trong quá trình quản lý dữ liệu.
Song song với quá trình chuyển đổi mã đơn vị, việc kiểm tra và điều chỉnh các mã địa điểm do các chi cục ban hành cũng phải hoàn tất trước ngày 15/3/2026. Đây được xem là bước chuẩn bị cần thiết để bảo đảm hệ thống vận hành ổn định khi chuyển sang cấu trúc mã mới.
Theo đánh giá từ cơ quan quản lý, việc đồng bộ bộ mã đơn vị hải quan là một khâu kỹ thuật quan trọng trong lộ trình xây dựng hải quan số và hiện đại hóa công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Khi dữ liệu được chuẩn hóa, hệ thống sẽ dễ dàng kết nối và chia sẻ thông tin giữa các đơn vị, đồng thời nâng cao tính minh bạch trong việc theo dõi nguồn thu ngân sách.
Trong bối cảnh kim ngạch xuất nhập khẩu của Việt Nam tiếp tục tăng trưởng nhanh, yêu cầu về một nền tảng dữ liệu thống nhất và chính xác ngày càng trở nên cấp thiết. Việc chuẩn hóa mã đơn vị không chỉ giúp giảm thiểu lỗi nghiệp vụ trong quá trình xử lý hồ sơ mà còn góp phần tạo điều kiện để hệ thống thông quan hoạt động ổn định hơn. Qua đó, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục nhanh chóng, hạn chế gián đoạn trong chuỗi logistics và hoạt động thương mại quốc tế.
