1. Trình tự thực hiện
Bước 1: Khi có sự thay đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký kê khai BHXH (như họ tên, số CCCD, địa chỉ, chức danh công việc…), người đăng ký kê khai nộp tờ khai điều chỉnh thông tin kèm bản sao giấy tờ chứng minh sự thay đổi cho cơ quan BHXH.
Bước 2: Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH tiến hành điều chỉnh thông tin trong hệ thống quản lý.
Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện hoặc có sai sót, cơ quan BHXH phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do không thực hiện.
Hình thức thực hiện: Có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH, nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc qua đường bưu chính công ích.
2. Thành phần hồ sơ
Hồ sơ điều chỉnh gồm: Tờ khai điều chỉnh thông tin tham gia BHXH (theo mẫu của BHXH Việt Nam); Bản sao giấy tờ chứng minh sự thay đổi thông tin, ví dụ: Căn cước công dân hoặc giấy khai sinh (khi đổi họ tên, ngày sinh);
Sổ hộ khẩu, sổ tạm trú hoặc giấy xác nhận địa chỉ (khi đổi nơi ở); Hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm (khi thay đổi vị trí, đơn vị công tác).
Số lượng hồ sơ: Không giới hạn, tùy theo số lượng người cần điều chỉnh.
3. Thời hạn và cơ quan giải quyết
Thời hạn giải quyết: Tối đa 05 ngày làm việc kể từ khi cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Cơ quan thực hiện: Cơ quan BHXH theo phân cấp quản lý của BHXH Việt Nam, nơi người lao động hoặc đơn vị đang tham gia BHXH.
4. Kết quả và lệ phí
Kết quả: Cơ quan BHXH cập nhật, điều chỉnh thông tin chính xác trong hệ thống dữ liệu, đảm bảo quyền lợi của người lao động và người sử dụng lao động.
Lệ phí: Không thu lệ phí thực hiện thủ tục hành chính này.
5. Đối tượng áp dụng
Thủ tục này áp dụng cho: Người lao động đang tham gia BHXH, BHYT, BHTN; Người sử dụng lao động có trách nhiệm khai báo, điều chỉnh thông tin của nhân viên thuộc doanh nghiệp, tổ chức mình quản lý.
6. Căn cứ pháp lý
Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024; Quyết định 863/QĐ-BNV ngày 1/7/2025 của Bộ Nội vụ công bố thủ tục hành chính trong lĩnh vực BHXH.
Việc điều chỉnh thông tin đăng ký tham gia BHXH đúng quy định không chỉ giúp người lao động đảm bảo quyền lợi hưởng các chế độ BHXH, BHYT, BHTN, mà còn hỗ trợ cơ quan quản lý đồng bộ dữ liệu, giảm trùng lặp và sai lệch thông tin trong hệ thống quốc gia về bảo hiểm.
