Theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp, khi thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, chủ hộ và các thành viên trong hộ gia đình có trách nhiệm kê khai đầy đủ, chính xác thông tin cá nhân. Những dữ liệu này bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân, giới tính và phải trùng khớp với thông tin đã được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Để phục vụ công tác quản lý nhà nước, người đăng ký cũng phải đồng ý chia sẻ các thông tin cá nhân với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã và cơ quan quản lý đăng ký kinh doanh. Trong trường hợp có sai lệch giữa thông tin kê khai và dữ liệu lưu giữ, chủ hộ kinh doanh hoặc thành viên liên quan phải chủ động liên hệ cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để điều chỉnh, cập nhật trước khi nộp hồ sơ đăng ký.
Khi nộp hồ sơ bằng bản giấy, người đăng ký cần xuất trình thẻ Căn cước công dân, thẻ Căn cước hoặc sử dụng căn cước điện tử để thực hiện thủ tục. Trường hợp kết nối giữa Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bị gián đoạn, hồ sơ phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước công dân còn hiệu lực của các cá nhân liên quan.
Thông tin cá nhân được chia sẻ giữa hai hệ thống bao gồm: họ, chữ đệm và tên; ngày, tháng, năm sinh; số định danh cá nhân; giới tính; dân tộc; quốc tịch; nơi thường trú và nơi ở hiện tại.
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã có quyền khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để giải quyết thủ tục đăng ký hộ kinh doanh. Đồng thời, các cơ quan này có trách nhiệm bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin, lưu giữ và sao lưu dự phòng dữ liệu để phục vụ cho việc kiểm tra, xác minh, tra soát, giải quyết khiếu nại, cũng như cung cấp thông tin theo yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.
