Cục Thuế giải đáp vướng mắc về hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Không phải mọi khoản chi đều cần hóa đơn điện tử

Sau hơn nửa năm kể từ khi cơ chế thuế khoán được bãi bỏ và hộ kinh doanh chuyển sang phương thức kê khai thuế, nhiều người vẫn chưa hết băn khoăn về việc chứng minh chi phí đầu vào. Đặc biệt, các hộ kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ, thực phẩm hay dịch vụ ăn uống thường nhập hàng từ các hộ sản xuất, tiểu thương hoặc nhà cung cấp nhỏ lẻ không phát hành hóa đơn, khiến họ lo ngại các khoản chi này sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận.

Trước những thắc mắc trên, Cục Thuế (Bộ Tài chính) cho biết chính sách thuế áp dụng từ năm 2026 được xây dựng theo hướng quản lý dựa trên doanh thu thực tế kết hợp dữ liệu điện tử và hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc mọi giao dịch mua bán đều phải có hóa đơn điện tử.

Theo cơ quan thuế, các quy định tại Nghị định 68/2026, Nghị định 146/2026, Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025 đã phân định rõ trách nhiệm lập hóa đơn, chứng từ của từng chủ thể trong từng giao dịch. Quy định hiện hành không đặt ra yêu cầu bắt buộc tất cả khoản chi của hộ kinh doanh phải có hóa đơn điện tử.

Khoản 1 Điều 6 Nghị định 68/2026 quy định chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân phải là khoản chi thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ cũng như pháp luật về kế toán.

Chính cách diễn đạt này khiến không ít hộ kinh doanh hiểu rằng mọi khoản chi đều buộc phải có hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, Cục Thuế nhấn mạnh quy định đã đồng thời dẫn chiếu tới pháp luật kế toán. Điều đó có nghĩa, việc chứng minh tính hợp pháp của khoản chi không chỉ căn cứ vào hóa đơn điện tử mà còn dựa trên loại chứng từ phù hợp với từng giao dịch theo quy định pháp luật.

Làm rõ hơn nội dung này, Cục Thuế dẫn Thông tư 152/2025, trong đó quy định chứng từ kế toán phục vụ việc xác định doanh thu và thu nhập tính thuế của hộ kinh doanh bao gồm hóa đơn, bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ đối với trường hợp mua từ người bán không có hóa đơn, cùng các chứng từ kế toán khác theo quy định.

"Các nhà làm luật đã dự liệu ngay từ đầu trường hợp hộ kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ của người bán không có hóa đơn và cho phép sử dụng bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ cùng các chứng từ kế toán có liên quan để làm căn cứ xác định doanh thu, thu nhập tính thuế theo quy định. Như vậy, không phải mọi khoản chi đều bắt buộc phải có hóa đơn điện tử", Cục Thuế khẳng định.

Cơ quan này cũng lưu ý, theo Điều 4 Nghị định 123/2020 (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025), trách nhiệm lập hóa đơn thuộc về người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nếu người bán thuộc diện phải xuất hóa đơn thì phải thực hiện theo quy định. Ngược lại, khi người bán không thuộc đối tượng lập hóa đơn, hộ kinh doanh được sử dụng bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ và các chứng từ kế toán theo hướng dẫn tại Thông tư 152/2025.

Theo đánh giá của Cục Thuế, hệ thống quy định hiện hành đã được thiết kế đồng bộ nhằm bảo đảm vừa tạo thuận lợi cho hộ kinh doanh vừa đáp ứng yêu cầu quản lý thuế. Vì vậy, điều quan trọng không phải là mọi giao dịch đều có hóa đơn điện tử mà là sử dụng đúng loại hóa đơn hoặc chứng từ theo từng trường hợp phát sinh.

8 trường hợp được miễn sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới

Bên cạnh việc làm rõ các vướng mắc của hộ kinh doanh, Chính phủ cũng đã ban hành Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Nghị định do Phó Thủ tướng Nguyễn Văn Thắng ký ban hành đã xác định 8 nhóm trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo đó, các hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ không phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ trường hợp chủ động đăng ký áp dụng.

Một số nhóm đối tượng khác cũng được miễn gồm hộ kinh doanh có thu nhập từ cho thuê bất động sản; cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài; đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm hoặc đại lý bán hàng đa cấp đã được doanh nghiệp khấu trừ thuế theo quy định.

Ngoài ra, nhiều hoạt động tài chính đặc thù như tái bảo hiểm, nhận tiền gửi, phát hành chứng chỉ tiền gửi, phát hành chứng khoán sơ cấp, bán nợ, giao dịch ngoại tệ hay các sản phẩm phái sinh cũng không thuộc diện phải lập hóa đơn điện tử. Đối với giao dịch bán ngoại tệ, đơn vị phải lập bảng tổng hợp chi tiết các giao dịch phát sinh hằng tháng và chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu khi cơ quan quản lý yêu cầu.

Nghị định cũng miễn áp dụng hóa đơn điện tử đối với trường hợp góp vốn bằng tài sản; điều chuyển tài sản giữa công ty mẹ và đơn vị phụ thuộc hoặc trong quá trình chia, tách, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp; máy móc, thiết bị cho mượn phục vụ gia công nhưng không chuyển quyền sở hữu và không phát sinh thu tiền.

Bên cạnh đó, hàng hóa luân chuyển nội bộ phục vụ sản xuất kinh doanh, tài sản do doanh nghiệp tự xây dựng để sử dụng, cùng các khoản thu không phát sinh từ hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ như tiền bồi thường, tiền thưởng, khoản thu hộ, chi hộ hay các khoản thu tài chính cũng thuộc nhóm không phải lập hóa đơn điện tử theo quy định.

Đáng chú ý, Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng chuẩn hóa hệ thống 9 loại hóa đơn áp dụng trong quản lý thuế, gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, tem, vé, thẻ điện tử và một số chứng từ được quản lý như hóa đơn. Đồng thời, quy định tiếp tục công nhận hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế, trong đó không bắt buộc phải có chữ ký số nhưng vẫn được xem là chứng từ hợp pháp để xác định nghĩa vụ thuế khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.