Thủ tục gộp sổ BHXH dành cho người lao động
Theo quy định của pháp luật, mỗi người lao động chỉ được cấp môt số sổ BHXH để tham gia BHXH để hưởng các chế độ của bảo hiểm. Tuy nhiên, thực tế cho thấy có nhiều trường hợp do thất lạc, do quá trình đồng nhất dữ liệu BHXH trước đây giữa các tỉnh, thành phố vẫn chưa liên thông dẫn đến việc nhiều người có 2 sổ BHXH.
Thủ tục gộp sổ BHXH cho NLĐ không quá phức tạp. Để gộp sổ BHXH, người sử dụng lao động/ người lao động cần thực hiện các sau:
Bước 1: Kiểm tra thông tin cá nhân trên sổ BHXH
Kiểm tra thông tin các nhân của người tham gia (họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch) trên 2 sổ BHXH, xảy ra 2 trường hợp như sau:
Trường hợp 1: Thông tin cá nhân người lao động bị trùng khớp. Tiến hành thực hiện kiểm tra tiếp quá trình đóng BHXH
Trường hợp 2: Thông tin cá nhân người tham gia khác nhau. Làm hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân để thông tin trên 2 sổ BHXH trùng khớp.
Hồ sơ điều chỉnh bao gồm:
- Mẫu TK1-TS: (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.
- Sổ BHXH sai thông tin
- Các giấy tờ (CMTND/giấy khai sinh/ trích lục khai sinh/...)
- Mẫu D01-TS: (Bảng kê thông tin) (nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.
Sau khi hoàn thành thì nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân sai cho cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai thông tin
Lưu ý: Trường hợp số CMTND/Thẻ căn cước trên 2 sổ BHXH khác nhau, đơn vị không cần làm hồ sơ điều chỉnh
Bước 2: Kiểm tra nột dung ghi nhận sổ BHXH
Quá trình đóng BHXH trên sổ BHXH sẽ xảy ra các trường hợp ghi nhận thiếu quá trình tham gia, sai chức danh
Trường hợp 1: Nội dung ghi nhận trên sổ BHXH đầy đủ, chính xác.
Trường hợp 2: Nội sung trên sổ ghi nhận thiếu quá trình đóng/sai thông tin chức danh/mức lương,....thì làm hồ sơ điều chỉnh nội dung ghi trên sổ BHXH
Hồ sơ bao gồm:
- Sổ BHXH
- Công văn do đơn vị xác nhận điều chỉnh sai chức danh/mức lương/ .... (nếu có)
- Mẫu D02-TS (nếu có)
Người lao động sẽ nộp lên cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai cho NLĐ để điều chính lại thông tin chính xác trước khi làm hồ sơ gộp sổ BHXH
Bước 3: Thủ tục gộp sổ BHXH
Sau khi thực hiện kiểm tra thông tin ghi nhân trên sổ BHXH thông tin đầy đủ chính xác, tiếp theo làm hồ sơ gộp sổ BHXH gồm:
- Mẫu TK1-TS: (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.
- 2 sổ BHXH
Thời gian giải quyết thủ tục gộp sổ BHXH
Khi người lao động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gộp sổ BHXH thì có thể nộp tại đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH quản lý.
Sau khi tiếp nhận thủ tục gộp sổ BXH của người lao động, cơ quan BHXH xã hội phải giải quyết trong thời hạn 10 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định tại Điều 1.7.a, Quyết Định 896/QĐ-BHXH năm 2021.
Kết quả giải quyết
Sau khi có kết quả, người lao động sẽ nhận được sổ BHXH.
Quyết định hoàn trả mẫu C16-TS (nếu có), tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN do cơ quan BHXH đã giải quyết theo các hình thức đăng ký (nhận tại cơ quan BHXH, tại đơn vị hoặc thông qua tài khoản ngân hàng, hệ thống tiện ích thông minh).
