[Infographic] Quyết toán thuế TNCN 2025: Những điểm dễ nhầm lẫn người nộp thuế cần nắm rõ

Bước vào giai đoạn cao điểm của mùa quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025, hàng loạt vấn đề thực tiễn đã phát sinh, đặc biệt liên quan đến thời điểm xác định thu nhập, điều kiện ủy quyền, cũng như các tình huống kê khai trên nền tảng điện tử. Đại diện Cục Thuế (Bộ Tài chính) cho biết, cả người lao động lẫn doanh nghiệp đang gặp không ít vướng mắc khi xử lý các khoản thu nhập đa nguồn và hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy định.

Một trong những nội dung gây nhiều tranh luận là cách xác định thời điểm tính thu nhập chịu thuế. Trường hợp phổ biến là khoản thu nhập tăng thêm của năm 2025 được hạch toán vào ngày 31/12/2025 nhưng lại thực chi vào tháng 1/2026. Theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Thông tư 111/2013/TT-BTC, thời điểm tính thu nhập chịu thuế là khi tổ chức hoặc cá nhân thực tế chi trả. Điều này đồng nghĩa khoản thu nhập nói trên sẽ được tính vào năm 2026, bất kể đã được ghi nhận trong sổ sách năm 2025. Quy định này đặc biệt quan trọng với các đơn vị thường chi thưởng hoặc thu nhập bổ sung vào đầu năm sau.

Bên cạnh đó, không ít cá nhân băn khoăn về nghĩa vụ quyết toán trong trường hợp số thuế phát sinh rất nhỏ. Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, nếu số thuế phải nộp thêm sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống, người nộp thuế không bắt buộc phải nộp hồ sơ. Tương tự, trường hợp số thuế phải nộp nhỏ hơn số đã tạm nộp nhưng không có nhu cầu hoàn hoặc bù trừ, hoặc có thêm thu nhập vãng lai không quá 10 triệu đồng/tháng đã bị khấu trừ 10%, cá nhân cũng không cần thực hiện quyết toán cho phần thu nhập này nếu không có yêu cầu.

Về thời hạn nộp hồ sơ, cơ quan thuế cho biết việc chậm nộp có thể dẫn đến tiền chậm nộp nếu cá nhân thuộc diện phải nộp thêm thuế. Tuy nhiên, với trường hợp hoàn thuế, việc nộp hồ sơ muộn không bị xử phạt hành chính. Đáng chú ý, ngay cả khi phát hiện số thuế nộp thừa từ các năm trước, chẳng hạn năm 2021, người nộp thuế vẫn có thể thực hiện quyết toán để đề nghị hoàn theo quy định của Luật Quản lý thuế và Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc kê khai và nộp hồ sơ điện tử ngày càng phổ biến thông qua các nền tảng như eTax Mobile hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Quy trình thực hiện khá đơn giản, từ đăng nhập, tra cứu dữ liệu, kiểm tra tờ khai gợi ý cho đến xác nhận và gửi hồ sơ. Tuy vậy, người nộp thuế được khuyến cáo cần rà soát kỹ thông tin trước khi nộp, bởi thực tế đã xuất hiện nhiều trường hợp dữ liệu trên hệ thống không trùng khớp với chứng từ khấu trừ do doanh nghiệp cung cấp. Nguyên nhân có thể do sự khác biệt về thời điểm cập nhật hoặc sai sót trong kê khai, đòi hỏi người nộp thuế phải chủ động đối chiếu với đơn vị chi trả để điều chỉnh kịp thời.

Ngoài ra, lỗi “không đạt” ở phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN cũng là vấn đề thường gặp, chủ yếu liên quan đến thông tin người phụ thuộc. Việc kiểm tra dữ liệu định danh, tình trạng đăng ký và cập nhật đầy đủ là điều kiện cần thiết để hồ sơ được chấp nhận. Trường hợp đăng ký người phụ thuộc muộn nhưng vẫn trong thời hạn, người nộp thuế vẫn được tính giảm trừ từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, đồng thời không cần điều chỉnh lại tờ khai theo quý mà chỉ thực hiện khi quyết toán năm. Tuy nhiên, mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người trong cùng năm tính thuế, do đó không thể chuyển đổi giữa các thành viên đã đăng ký.

Một số vướng mắc khác liên quan đến việc chưa đồng bộ mã số thuế với căn cước công dân cũng đang được xử lý thông qua cập nhật trên hệ thống điện tử hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế. Tương tự, dữ liệu người phụ thuộc chưa khớp với cơ sở dữ liệu dân cư cần được điều chỉnh theo quy định hiện hành.

Đối với các khoản thu nhập đặc thù, quy định hiện hành cũng nêu rõ các trường hợp được miễn thuế. Cụ thể, phụ cấp ưu đãi nghề trong ngành y tế thuộc diện không tính vào thu nhập chịu thuế, trừ phần vượt mức quy định. Ngoài ra, tiền lương làm thêm giờ ban đêm, tiền công cho ngày không nghỉ phép theo Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 cũng được miễn thuế.

Đáng chú ý, thu nhập từ nền tảng số như YouTube đang trở thành nguồn thu phổ biến. Theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, cá nhân cư trú tại Việt Nam phải kê khai và nộp thuế đối với toàn bộ thu nhập, bao gồm cả nguồn phát sinh trong và ngoài nước, với thuế suất thu nhập cá nhân 2% đối với dịch vụ nội dung số. Trường hợp đã nộp thuế ở nước ngoài, khoản này được khấu trừ nhưng không vượt quá nghĩa vụ thuế tại Việt Nam. Nếu doanh thu quảng cáo phát sinh từ người dùng trong nước, cá nhân còn phải chịu thêm thuế giá trị gia tăng ở mức 5%.

Về điều kiện ủy quyền quyết toán, quy định hiện hành cho phép cá nhân có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và vẫn đang làm việc tại đơn vị vào thời điểm quyết toán được ủy quyền cho tổ chức chi trả thực hiện thay, kể cả khi không làm đủ 12 tháng trong năm. Ngược lại, nếu đã nghỉ việc trước thời điểm quyết toán, cá nhân phải trực tiếp thực hiện với cơ quan thuế. Trong trường hợp doanh nghiệp cũ đã giải thể, cơ quan thuế sẽ căn cứ dữ liệu kê khai để xử lý hồ sơ mà không yêu cầu chứng từ khấu trừ.