Trong quá trình triển khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025, cơ quan thuế đặc biệt nhấn mạnh yêu cầu bảo đảm tính minh bạch và chính xác trong việc kê khai dữ liệu liên quan đến thu nhập của người lao động. Một trong những nội dung được lưu ý là nghiêm cấm các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng thông tin của cá nhân như họ tên, mã số thuế hoặc mã định danh cá nhân để kê khai chi phí tiền lương, tiền công trong khi thực tế không phát sinh việc chi trả thu nhập.
Theo bà Lê Thị Chinh, Phó trưởng Ban Nghiệp vụ thuế thuộc Cục Thuế, việc tuân thủ đầy đủ các quy định trong quá trình kê khai và quyết toán thuế không chỉ giúp bảo đảm dữ liệu trên hệ thống quản lý thuế được chính xác, thống nhất mà còn góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động. Để hạn chế sai sót trong quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân, các tổ chức và cá nhân trả thu nhập cần lưu ý nhiều nội dung quan trọng liên quan đến việc kê khai, khấu trừ và nộp thuế.
Trước hết, đơn vị trả thu nhập phải thực hiện cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho người lao động và đồng thời chuyển dữ liệu chứng từ điện tử tới cơ quan quản lý thuế theo đúng quy định. Nội dung này được quy định tại khoản 22 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ. Việc cung cấp chứng từ và truyền dữ liệu đúng quy định giúp cơ quan thuế có căn cứ đối chiếu, kiểm tra và đảm bảo thông tin về nghĩa vụ thuế của cá nhân được ghi nhận chính xác.
Bên cạnh đó, số thuế thu nhập cá nhân đã được khấu trừ cần được nộp đầy đủ và đúng thời hạn vào ngân sách nhà nước. Đây là trách nhiệm bắt buộc của tổ chức, cá nhân trả thu nhập nhằm bảo đảm quyền lợi của người lao động trong quá trình quyết toán. Cơ quan thuế cho biết sẽ tiếp tục tăng cường công tác kiểm tra, xử phạt vi phạm hành chính cũng như tính tiền chậm nộp đối với các trường hợp chậm nộp số thuế đã khấu trừ theo quy định của pháp luật.
Một nội dung quan trọng khác liên quan đến việc kê khai số liệu trên hồ sơ quyết toán thuế. Cụ thể, khi lập tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo mẫu 05/QTT-TNCN, đơn vị phải kê khai số thuế đã khấu trừ tại chỉ tiêu [31] bảo đảm thống nhất với tổng số thuế đã khấu trừ tại chỉ tiêu [29] trên các tờ khai mẫu 05/KK-TNCN đã nộp trong năm. Sự đồng bộ giữa các chỉ tiêu kê khai là cơ sở để dữ liệu của từng cá nhân trên hệ thống quản lý thuế phản ánh đúng thực tế, đồng thời hạn chế các sai lệch khi người lao động tra cứu thông tin hoặc thực hiện quyết toán thuế.
Trong quá trình khấu trừ và nộp thay thuế cho cá nhân, tổ chức trả thu nhập cũng cần cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin về số thuế đã khấu trừ và đã nộp theo hướng dẫn tại Công văn số 828/TCT-KK ngày 25/2/2025 của Tổng cục Thuế (nay là Cục Thuế) và Công văn số 5435/CT-NVT ngày 21/11/2025 của Cục Thuế. Các thông tin cung cấp phải bảo đảm khớp đúng với chứng từ nộp ngân sách và hồ sơ đã kê khai trong năm, qua đó hỗ trợ cơ quan thuế trong việc tổng hợp nghĩa vụ thuế cũng như xử lý hoàn thuế cho cá nhân khi phát sinh.
Ngoài ra, việc kê khai thông tin cá nhân của người lao động cần được thực hiện chính xác, đặc biệt là mã số thuế và mã định danh cá nhân. Đây là cơ sở quan trọng để hệ thống quản lý thuế ghi nhận đúng thu nhập, xác định nghĩa vụ thuế cũng như giải quyết các thủ tục hoàn thuế khi đủ điều kiện.
Đối với việc đăng ký người phụ thuộc, cơ quan thuế yêu cầu các đơn vị thực hiện đúng thời hạn và xác định chính xác thời điểm tính giảm trừ gia cảnh theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp nghĩa vụ nuôi dưỡng phát sinh trước khi người lao động làm việc tại đơn vị nhưng vẫn đáp ứng đủ điều kiện theo quy định, thời điểm được tính giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc sẽ được xác định từ khi nghĩa vụ nuôi dưỡng phát sinh.
Đáng chú ý, cơ quan thuế khẳng định hành vi sử dụng thông tin cá nhân để kê khai chi phí tiền lương, tiền công trong khi thực tế không chi trả thu nhập là vi phạm pháp luật về thuế. Không chỉ gây sai lệch dữ liệu quản lý, hành vi này còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân có thông tin bị sử dụng. Vì vậy, các doanh nghiệp và tổ chức trả thu nhập cần đặc biệt lưu ý, tuân thủ nghiêm quy định để bảo đảm quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân được thực hiện minh bạch và đúng pháp luật.
