Trong bối cảnh nền kinh tế đang gặp nhiều khó khăn, việc sử dụng mô hình văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, văn phòng trọn gói,… được đánh giá là một trong những giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp, nhất là với các doanh nghiệp start-up.
Hành trình vạn dặm, không ngừng toả sáng
Với mơ ước khởi nghiệp từ thời sinh viên, chị Vũ Thị Ngọc Phượng – Giám đốc Công ty Cổ phần Replus đã trải qua những ngày tháng khó khăn, vất vả, đối diện với biết bao sóng gió của cuộc đời… Chị chấp nhận đi làm thuê cho các tập đoàn lớn để học hỏi kinh nghiệm và trao dồi kỹ năng. Bất ngờ, chị nhận ra nhu cầu thuê văn phòng đại diện với diện tích nhỏ không chỉ có ở những doanh nghiệp “non trẻ” mà còn là nhu cầu của những tập đoàn, công ty lớn.
Khai sinh và xây dựng mô hình “văn phòng cho thuê – dịch vụ không giới hạn” vào năm 2013 với biết bao tâm niệm và cũng là chí hướng dẫn dắt CEO Vũ Thị Ngọc Phương. Mẫu kiên định trên hành trình 12 năm tiên phong bước ra thế giới và tạo ra nhiều dấu ấn đáng kể. Replus tự hào trở thành một trong những doanh nghiệp Việt Nam đi trước đón đầu, khai trương trụ sở kinh doanh Văn phòng ảo quốc tế đầu tiên tại Sydney, Australia. Và chiến lược của Replus sẽ tiến vào các thị trường Mỹ, Canada, Nhật Bản, Singapore… trong thời gian tiếp theo.
RePlus không ngừng mở rộng quy mô, mang đến lợi thế đặc biệt cho khách hàng với mạng lưới văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ (Co – working) trên khắp Việt Nam và quốc tế như một lời cam kết không ngừng đem lại những sản phẩm và tiện ích tối ưu nhất cho khách hàng, tăng giá trị cộng thêm cho khách hàng.
Với tiềm năng của lĩnh vực này cũng còn rất lớn, nhu cầu thuê văn phòng của các doanh nghiệp hiện nay cũng đang rất cao, bởi các doanh nghiệp đi thuê văn phòng, điều mà họ ngại nhất chính là việc phải đầu tư vào nội thất và thời gian thuê lâu dài.
Chị Vũ Thị Ngọc Phượng đam mê khi nói về việc mình làm văn phòng ảo cũng là cách giúp doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp khởi nghiệp vững vàng. “Hành trình vạn dặm bắt đầu từ bước chân đầu tiên. Với khát vọng và niềm tin sâu sắc rằng doanh nghiệp Việt Nam sẽ bước ra thế giới, cùng bắt tay nhau chinh phục thị trường quốc tế”.
Với sự lãnh đạo mạnh mẽ và chiến lược bứt phá thông minh, tầm nhìn dài hạn… là yếu tố then chốt trong việc đưa một doanh nghiệp ra toàn cầu. Chính vì thế, chỉ trong ngày khai trương đầu tiên đã có hơn 10 Công ty Việt Nam ở nhiều lĩnh vực khác nhau “bắt tay” hợp tác ký kết hợp đồng thuê văn phòng ảo của RePlus tại Sydney. Từ đây, Việt Nam có thêm nhiều Công ty, nhiều tập đoàn đa quốc gia mang “hộ chiếu Việt” đặt chân trên bản đồ kinh tế thế giới.
Chị Phượng nhận định: “Khi làn sóng doanh nghiệp trong nước cứ lo sợ, bất an và chờ cơ hội tới thì ngay trong lúc thị trường xuống đáy, có những doanh nghiệp nhìn thấy cơ hội và họ chuẩn bị nhiều bước để đón cơ hội khi thị trường đi lên”.
Theo nghiên cứu của Savills giá thuê văn phòng tại Hong Kong, Singapore, Tokyo, Australia… có giá cao top 10 của khu vực châu Á. Giá trung bình từ 123 USD/m2 – 242USD/m2.
Thấu hiểu được khó khăn của doanh nghiệp, Replus giữ nguyên mức giá thuê đối với văn phòng ảo chỉ từ 85 – 125 AUD/tháng ngay tại tòa nhà cao cấp của trung tâm thành phố Sydney. Và mức giá này chỉ tương đương với giá thuê tại thị trường Việt Nam – vốn đã là lợi thế cạnh tranh về giá của Replus. Khẳng định đúng phương châm: “12 năm giá không đổi, tiện ích không ngừng tăng".
Văn phòng ảo - “chìa khoá” mở nút thắt khó khăn ban đầu cho các doanh nghiệp start-up
Một trong những lợi ích quan trọng của văn phòng ảo là khả năng thúc đẩy sự linh hoạt trong mô hình làm việc. Doanh nghiệp không còn bị ràng buộc bởi chi phí cho không gian làm việc vật lý mà có thể tận dung tối đa nguồn lực tài chính cho mục đích khác. Đồng thời với mô hình văn phòng ảo được thiết kế nội thất sẵn vừa tiết kiệm được tài nguyên và chi phí cho doanh nghiệp.
Ngay khi khởi nghiệp, chị Vũ Thị Ngọc Phượng chọn thị trường ngách để kinh doanh. Ở thời điểm 12 năm về trước, mô hình văn phòng ảo là một khái niệm hết sức mới mẻ. Chị chọn thuê lại các văn phòng hạng A tại Quận 1, TP.HCM nhưng lại cung cấp rất nhiều các tiện ích đi kèm như: thành lập công ty, mã số thuế, báo cáo thuế, tư vấn pháp lý…. với chi phí cạnh tranh chỉ từ 595.000/tháng. Với lợi thế là công ty Việt Nam, Replus hiểu rõ từ tâm tư, nguyện vọng của từng khách hàng do đó tiếng lành đồn xa khiến Replus không chỉ có khách nội mà còn có cả các đối tác doanh nghiệp FDI.
Chỉ sau 12 năm phát triển, đến nay Replus đã mở rộng quy mô với 19 văn phòng trải dài tại các vị trí trung tâm chiến lược tại Việt Nam và Australia, nhờ đó mà khách hàng chỉ cần thuê ở một điểm nhưng có thể sử dụng tiện ích đi kèm ở tất cả văn phòng thuộc hệ thống Replus như booking phòng họp, chỗ ngồi, khu vực tiếp khách, thiết bị văn phòng…
Điều quan trọng để giữ chân khách hàng là chủ đầu tư phải chứng minh được năng lực, từ việc nâng cấp toà nhà đáp ứng các yêu cầu “trải nghiệm – linh hoạt – an toàn”. Đây là mô hình mà các chủ đầu tư và khách hàng sẽ định hướng phát triển mạnh trong tương lai.
Theo chuyên gia Savills nhận định, Co-working là xu hướng phù hợp với các bạn trẻ thích làm việc ở ngoài, tại những nơi mà môi trường làm việc linh động hơn. Phân khúc này đặc biệt phù hợp với các công ty start-up hoặc các cá nhân làm việc tự do. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có trên 30 nhân sự sẽ quan tâm nhiều hơn đến việc tạo dựng văn hóa doanh nghiệp, thay vì chú trọng linh hoạt về chỗ ngồi. Co-woking thuận lợi cho việc linh động, nhưng không thể hỗ trợ việc xây dựng văn hóa công ty vậy nên mô hình này không phù hợp với các công ty có dự định hoạt động lâu dài.
Hiện nay, các văn phòng hạng B và C đang đạt tỷ lệ lấp đầy cao nhất thị trường, một phần là do nhiều doanh nghiệp cần có mô hình văn phòng lớn, dao động khoảng 1.000 - 2.000m2 sàn. Họ thường chọn những tòa nhà có ngân sách thuê hợp lý vừa túi tiền để có thể có chi phí đầu tư lại nội thất, thay đổi lại mô hình làm việc cho phù hợp với văn hóa công ty.
Kiên trì sẽ gặt hái thành quả
Nhận thấy, năm 2021 – 2022 trong đại dịch Covid – 19 nhiều doanh nghiệp trả mặt bằng cho thuê, hiện tượng chủ nhà "ôm" mặt bằng trống rất nhiều. Do đó, buộc các doanh nghiệp phải có định hướng chọn những giải pháp để cắt giam chi phí hoạt động của văn phòng. Mô hình văn phòng ảo sẽ là lựa chọn phù hợp, giúp gỉam chi phí đầu tư, tăng tính kết nối và chia sẻ rất lớn. Đồng thời, tạo khôn gian làm việc năng động, tích cực…
Với sự nhạy bén, bắt kịp xu hướng, CEO Vũ Thị Ngọc Phượng đã nhìn ra cơ hội kinh doanh cho mình và cho các chủ nhà. Bằng cách đưa ra một mô hình chuẩn về văn phòng ảo cho thuê và xây dựng mô hình nhượng quyền thương hiệu (franchise). Với cách làm này Replus sẽ mở rộng nhanh được mặt bằng và gánh phần nào rủi ro của chủ nhà.
Theo CEO Ngọc Phượng đánh giá: “Mặt bằng hiện nay nhiều chủ nhà để trống và nếu họ tự quản lý thì kinh nghiệm và tệp khách hàng không có, thay vì hợp tác cùng chúng tôi thì lợi nhuận và rủi ro cùng chia sẻ. Chúng tôi có khách hàng, có nghiệp vụ quản lý, họ có nhà cho thuê. Do vậy mô hình nhượng quyền về văn phòng ảo đang được nhiều chủ nhà quan tâm và hợp tác với chúng tôi”.
Theo nghiên cứu, mô hình Co-working Space ra đời tạo ta môi trường làm việc năng động, sáng tạo, tiết kiệm chi phí, đặc biệt phù hợp với nhu cầu các start-up hoặc doanh nghiệp nhỏ và vừa sẽ là đối tượng chính của loại hình thuê này, bởi chi phí thuê chỉ bằng 1/10 so với việc thuê văn phòng truyền thống.
Dẫn số liệu của Cơ quan Thương mại và đầu tư của Australia (Austrade) cho biết, hiện Việt Nam đang đứng thứ 3 ở Đông Nam Á về số lượng các doanh nghiệp khởi nghiệp. Theo đó, hệ sinh thái khởi nghiệp tại Việt Nam đã phát triển qua ba giai đoạn: Làn sóng đầu tiên (2000 - 2006), làn sóng thứ hai (2007 - 2014) và làn sóng thứ ba (2015 đến nay).
Riêng làn sóng khởi nghiệp lần thứ ba, số lượng doanh nghiệp khởi nghiệp Việt Nam tăng trưởng mạnh. Nếu như năm 2012, số lượng doanh nghiệp khởi nghiệp chỉ là 400, thì đến năm 2018 với số lượng doanh nghiệp khởi nghiệp gấp 10 lần (tức khoảng 4.000 doanh nghiệp). Do bị ảnh hưởng bởi đại dịch, con số năm 2022 duy trì gần 4.000 doanh nghiệp. Tỷ lệ doanh nghiệp khởi nghiệp tại Việt Nam khoảng 20 doanh nghiệp /1 triệu dân. Đó cũng là cơ hội phát triển cho loại hình kinh doanh văn phòng ảo tại Việt Nam.
Đáng chú ý, dịch vụ văn phòng thông minh như văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, văn phòng trọn gói, các dịch vụ hỗ trợ kinh doanh… Khi sử dụng các mô hình này, các doanh nghiệp startup sẽ có ngay một văn phòng cao cấp đầy đủ các tiện ích từ nhân sự, phòng họp, khu vực tiếp khách, bàn ghế, tủ hồ sơ, điện nước, wifi internet, dịch vụ kế toán - thuế… với mức chi phí thấp nhất.
Điều đáng nói, từ khi hình thành, trải qua 12 năm kinh doang, giá thuê tại Replus không thay đổi, trước giá thuê 595.000 đồng/tháng chỉ được sử dụng một địa chỉ, thì đến nay, giá không đổi nhưng dịch vụ tiện ích khách hàng tăng, được sử dụng dịch vụ tại 19 địa chỉ.
Là người dẫn đầu, CEO Vũ Thị Ngọc Phượng chọn cho Replus hướng đi “Đồng hành - Liên kết - Cùng phát triển”. Replus luôn thực tế trong từng hành đồng, từng bước đi. Hỗ trợ start-up nghĩa là phải giải quyết được những vấn đề còn tồn đọng của doanh nghiệp. Đưa ra được những giải pháp cụ thể giúp doanh nghiệp tiện lợi hơn - thông minh hơn - tiết kiệm hơn.
Với châm ngôn “Một bàn tay nắm lấy một bàn tay”, Replus luôn muốn lan tỏa sự đoàn kết, khát vọng, chinh phục thị trường trong nước và quốc tế, hy vọng sẽ làm giúp các doanh nghiệp Việt tự tin lớn mạnh hơn trong tương lai./.
