Cơ quan thuế tại TP Hồ Chí Minh vừa ban hành văn bản hướng dẫn mới liên quan đến việc đăng ký người phụ thuộc nhằm áp dụng giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân. Những quy định này được xem là thông tin quan trọng đối với hàng triệu người lao động đang có thu nhập từ tiền lương, tiền công trong năm 2026.
Cụ thể, Thuế cơ sở 25 thuộc Cục Thuế TP Hồ Chí Minh đã ban hành Công văn số 2586/TCS25-NVDTPC nhằm tăng cường tuyên truyền và hướng dẫn quy trình đăng ký mã số thuế cũng như đăng ký người phụ thuộc. Nội dung công văn tập trung làm rõ thủ tục đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công - nhóm đối tượng phổ biến đang thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân hiện nay.
Theo hướng dẫn, người nộp thuế có thể lựa chọn ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế thay cho mình hoặc cho người phụ thuộc. Quy định này được nêu tại điểm b khoản 2 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính. Việc ủy quyền giúp người lao động đơn giản hóa thủ tục, bởi doanh nghiệp hoặc tổ chức chi trả thu nhập sẽ trực tiếp tổng hợp và gửi hồ sơ đăng ký lên cơ quan thuế quản lý.
Tuy nhiên, trong trường hợp cá nhân làm việc và nhận thu nhập tại nhiều nơi trong cùng một kỳ tính thuế, người lao động chỉ được phép ủy quyền đăng ký thuế tại một đơn vị chi trả thu nhập duy nhất để được cấp mã số thuế. Sau khi đã có mã số thuế, cá nhân cần thông báo lại cho các đơn vị chi trả khác để phục vụ việc khấu trừ, kê khai và nộp thuế theo đúng quy định.
Về hồ sơ đăng ký thuế trong trường hợp ủy quyền, người nộp thuế cần chuẩn bị văn bản ủy quyền theo Mẫu số 41/UQ-ĐKT, đồng thời cung cấp bản sao hộ chiếu còn hiệu lực hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, đơn vị chi trả thu nhập sẽ tổng hợp thông tin đăng ký của cá nhân theo Mẫu 05-ĐK-TH-TCT và thông tin đăng ký người phụ thuộc theo Mẫu 20-ĐK-TH-TCT, sau đó gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Bên cạnh thủ tục đăng ký thuế, quy định về hồ sơ chứng minh người phụ thuộc cũng được cơ quan thuế nhấn mạnh để người lao động tránh sai sót. Theo điểm i và tiết h.2.1.1.1 điểm h khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, mỗi người phụ thuộc chỉ cần đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh một lần duy nhất trong toàn bộ thời gian được tính giảm trừ gia cảnh.
Tuy nhiên, nếu người nộp thuế thay đổi nơi làm việc, việc đăng ký người phụ thuộc sẽ phải thực hiện lại tương tự như lần đăng ký ban đầu. Đây là yêu cầu nhằm đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác tại cơ quan thuế quản lý đơn vị chi trả thu nhập mới.
Đối với những cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trên 9 triệu đồng mỗi tháng, thủ tục đăng ký người phụ thuộc cần được thực hiện thông qua tổ chức trả thu nhập. Người lao động phải nộp hai bản đăng ký người phụ thuộc cho đơn vị chi trả. Trong đó, một bản được doanh nghiệp lưu giữ, bản còn lại được nộp cho cơ quan thuế cùng thời điểm với hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân.
Ngoài hình thức ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập, pháp luật thuế cũng cho phép cá nhân trực tiếp đăng ký thuế với cơ quan thuế trong một số trường hợp nhất định. Quy định này được nêu tại điểm c khoản 2 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC, áp dụng cho những người không thực hiện đăng ký thuế thông qua cơ quan chi trả thu nhập hoặc không ủy quyền cho tổ chức chi trả thực hiện thủ tục.
Trong trường hợp cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức quốc tế, đại sứ quán hoặc lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng các đơn vị này chưa thực hiện khấu trừ thuế, hồ sơ đăng ký sẽ được nộp trực tiếp tại Cục Thuế nơi cá nhân làm việc. Còn đối với người có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức hoặc cá nhân ở nước ngoài chi trả, hồ sơ đăng ký thuế cần nộp tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc tại Việt Nam.
Việc nắm rõ các quy định và thủ tục đăng ký người phụ thuộc được xem là yếu tố quan trọng giúp người lao động bảo đảm quyền lợi về giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân. Đồng thời, đây cũng là căn cứ để cơ quan thuế quản lý chính xác nghĩa vụ thuế của từng cá nhân trong năm 2026.
