Chuẩn hóa hợp đồng lao động điện tử: Từ 1/7, mỗi hợp đồng có một mã định danh riêng

Bắt đầu từ ngày 1/7, một yêu cầu mới sẽ được áp dụng đối với hợp đồng lao động điện tử: mọi hợp đồng được giao kết và ký số đều phải gắn một mã định danh (ID) duy nhất trong thời hạn tối đa 24 giờ kể từ khi hoàn tất ký kết. Quy định này được xem là bước hoàn thiện quan trọng trong quá trình số hóa quản lý lao động, đồng thời tạo cơ sở pháp lý chặt chẽ cho việc tra cứu, giám sát và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

Quy định trên xuất phát từ Nghị định 337, có hiệu lực từ đầu năm 2026, lần đầu tiên quy định cụ thể và đầy đủ về hợp đồng lao động điện tử trong khu vực doanh nghiệp. Theo đó, hợp đồng lao động điện tử là loại hợp đồng được giao kết và thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, nhưng có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng bằng văn bản giấy truyền thống. Việc thừa nhận đầy đủ giá trị pháp lý này mở đường cho doanh nghiệp và người lao động mở rộng áp dụng hình thức giao kết hiện đại, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Theo quy định, hợp đồng điện tử sau khi được ký sẽ được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới dạng thông điệp dữ liệu, phù hợp với thỏa thuận giữa hai bên. Điều kiện để tham gia giao kết hợp đồng điện tử là các bên phải có giấy tờ hợp lệ hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2. Quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng không chỉ tuân thủ pháp luật lao động mà còn phải đáp ứng các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, bảo mật thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Về hiệu lực, hợp đồng lao động điện tử được xác lập kể từ thời điểm bên cuối cùng ký số, kèm theo dấu thời gian và chứng thực của hệ thống eContract, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. eContract là hệ thống thông tin phục vụ toàn bộ quy trình giao dịch điện tử trong việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động, đồng thời được liên thông với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia. Thông qua hệ thống này, các bên có thể tạo lập, ký số, lưu trữ, truy xuất hợp đồng cũng như thực hiện báo cáo về tình hình sử dụng lao động.

Một điểm mới đáng chú ý là yêu cầu gắn mã định danh cho hợp đồng. Trong vòng 24 giờ kể từ khi bên cuối cùng hoàn tất ký số, eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để thực hiện việc gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ. Mỗi hợp đồng chỉ có một mã ID duy nhất và không trùng lặp, bảo đảm khả năng nhận diện chính xác trong suốt vòng đời của hợp đồng.

Việc gắn ID không chỉ áp dụng cho các hợp đồng lao động điện tử được ký mới, mà còn mở rộng đối với những hợp đồng giấy đang có hiệu lực nhưng được chuyển đổi sang hình thức điện tử. Sau khi chuyển đổi, các hợp đồng này cũng phải được gắn mã định danh tương tự, nhằm đồng bộ hóa dữ liệu và phục vụ công tác quản lý thống nhất.

Quy trình chuyển đổi giữa hai hình thức hợp đồng cũng được quy định rõ. Khi chuyển hợp đồng giấy sang điện tử, người có thẩm quyền của bên sử dụng lao động phải ký số để xác nhận, bảo đảm nội dung điện tử chính xác, đầy đủ so với bản gốc. Ở chiều ngược lại, việc chuyển hợp đồng điện tử sang bản giấy cũng phải tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, nhằm tránh sai lệch và tranh chấp phát sinh.

Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia được xây dựng và vận hành trên cơ sở hạ tầng của Trung tâm Dữ liệu quốc gia. Hệ thống này sẽ thu thập, cập nhật và lưu trữ toàn bộ dữ liệu liên quan, bao gồm hợp đồng lao động điện tử, các phụ lục hợp đồng, thông tin về tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp cũng như nhật ký giao dịch. Như vậy, dữ liệu hợp đồng lao động sẽ được lưu trữ đồng thời tại hệ thống quản lý nội bộ của doanh nghiệp, nhà cung cấp dịch vụ eContract và Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia, tạo nên cơ chế lưu trữ đa lớp.

Chính phủ yêu cầu chậm nhất đến ngày 1/7, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải chính thức đi vào vận hành. Cùng thời điểm đó, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử sẽ được triển khai trên phạm vi toàn quốc. Đây được kỳ vọng là bước tiến quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý lao động và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực lao động - việc làm.