Hiện nay, khi người lao động đã dần quay lại làm việc tại văn phòng, một số công ty đã nhanh chóng đưa ra kế hoạch làm việc linh hoạt dài hạn để nhân viên có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Tuy nhiên, vẫn còn những hạn chế nhất định khi làm việc ở nhà đối với những gia đình có trẻ nhỏ ở nhà hoặc không gian ở hạn chế tại những đô thị lớn, khó có không gian văn phòng dành riêng cho công việc. Giải pháp cho những khó khăn trên đã xuất hiện ở Singapore và Thượng Hải, vốn là hai thị trường nổi tiếng đắt đỏ và thiếu không gian. Không gian thứ ba bên cạnh văn phòng chính và không gian làm việc tại nhà chính là “kén văn phòng”.
Kén văn phòng là loại không gian được xây theo từng buồng nhỏ với đầy đủ tiện ích chuyên dụng như điện thoại, Internet bảo mật tốc độ cao và có thể sử dụng theo giờ hoặc theo gói thời gian. Những buồng nhỏ này có thể ngồi từ 1 đến 4 người, với vị trí nằm trong các trung tâm thương mại, sàn văn phòng trong tòa nhà lớn, quán cà phê hoặc ngay trong sàn văn phòng coworking. Mục đích của các buồng nhỏ được đặt khắp nơi chính là giúp người sử dụng có thể tự do lựa chọn không gian riêng tư gần nhà, gần khách hàng mà không mất thời gian di chuyển nhiều.
Switch, một công ty của Singapore, đã dẫn đầu thị trường trong việc tạo ra mô hình kén văn phòng này, và họ gọi đó là “nền tảng văn phòng mọi lúc mọi nơi đầu tiên trên thế giới”. Người dùng có thể đặt chỗ và trả tiền qua ứng dụng điện thoại, với giá khoảng 2,73 USD/giờ. Công ty đã đặt kén văn phòng ở hơn 30 địa điểm, trải dài từ trung tâm thương mại bán lẻ, khách sạn đến sàn văn phòng và không gian coworking.
Công ty phát triển bất động sản Shui On ở Thượng Hải cũng đã phát triển một dạng kén văn phòng tương tự trong chính không gian văn phòng họ quản lý. Shui On ghi nhận loại hình không gian này được sử dụng trung bình 4,3 giờ mỗi ngày, bao gồm cả cuối tuần.
Thị trường Trung Quốc vốn là nơi vẫn có tư tưởng truyền thống, vì vậy, sự đón nhận dành cho mô hình mới mẻ cho thấy sự thay đổi đáng kể trong thói quen làm việc. Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy 71% người sử dụng lao động Trung Quốc sẽ cân nhắc áp dụng chính sách làm việc tại nhà. Một tùy chọn không gian thứ ba như kén văn phòng mang lại nhiều lợi ích cho chính nhà đầu tư, doanh nghiệp và người dùng.
Bà Trang Bùi - Tổng GĐ Cushman & Wakefield Việt Nam, chia sẻ: “Qua trao đổi với các doanh nghiệp đối tác tại Việt Nam, chúng tôi nhận được sự phản hồi tích cực từ các nhà đầu tư khi thảo luận về mô hình làm việc trong kén văn phòng. Các nhà đầu tư và chủ nhà bất động sản có thể hưởng lợi từ việc bổ sung giải pháp văn phòng vào không gian sẵn có. Ví dụ, một khách sạn có thể chuyển đổi phòng họp lớn thành các buồng văn phòng, khiến chúng chỉ dành cho các thành viên theo cấp chương trình khách hàng thân thiết hoặc với mức chiết khấu cho khách lưu trú. Chủ nhà bán lẻ với nhiều mặt bằng trung tâm thương mại, shophouse cũng có thể ứng dụng loại hình kén để lấp đầy các góc chết, diện tích bỏ trống lâu ngày do ảnh hưởng dịch bệnh”.
Dịch vụ này cũng mang nhiều khách hàng tiềm năng đến tham quan cũng như sử dụng các tiện ích mua sắm và ăn uống xung quanh ngoài thời gian làm việc. Thậm chí, mô hình này có thể kết hợp với quán cà phê và không gian coworking để cung cấp một không gian có thể mang đến sự riêng tư lẫn thoải mái.
Tại Trung Quốc, chi phí để xây dựng một buồng kén văn phòng vào khoảng 309-464 USD/m2 và sau đó có thể được cho thuê với giá khoảng 154-232USD /m2/tháng. Sự thành công của loại hình mới này sẽ phụ thuộc phân lớn vào vị trí, không chỉ ở các tòa nhà văn phòng lớn và trung tâm thương mại, mà còn có thể ứng dụng ở ga tàu và sân bay, cung cấp cho khách doanh nhân một môi trường văn phòng chuyên dụng khi đang đi công tác.
Do đó, Cushman & Wakefield đề xuất những yếu tố sẽ tạo nên sự thành công của mô hình kén văn phòng:
+ Cách âm: Do được đặt tại các không gian công cộng, các kén văn phòng cần được cách âm tốt để tạo ra không gian làm việc tốt cũng như đảm bảo sự riêng tư của chính người dùng.
+ Vệ sinh và thông khí: Vì không gian nhỏ và khép kín, hệ thống lưu chuyển không khí là một phần vô cùng quan trọng để đảm bảo mùi hôi cũng như vi khuẩn được lọc sạch. Không gian buồng cũng cần được vệ sinh dọn dẹp, khử khuẩn đảm bảo 5K sau khi sử dụng.
+ Thiết kế không gian và nội thất: Ghế ngồi và bàn ghế cần có độ cao có thể điều chỉnh, làm từ vật liệu êm ái và màu săc nhã nhặn
+ Ánh sáng: Ánh sáng có sức mạnh để biến một không gian từ tràn đầy năng lượng sang ấm cúng sang tự nhiên, giúp tạo cảm giác thoải mái như ở nhà hoặc giúp tập trung cao độ khi cần.
+ Công nghệ chất lượng cao: Tất cả các nhu cầu công nghệ hiện tại và trong tương lai nên được xem xét bao gồm các ổ cắm, Wi-Fi tốc độ cao, mạng an ninh và bảo mật, điện thoại và máy in.
Theo số liệu của bộ phận Nghiên cứu & Tư vấn Công ty Cushman & Wakefield Việt Nam, tính đến Qúy IV năm 2021, tổng diện tích nguồn cung văn phòng hiện hữu hạng A&B tại TP Hồ Chí Minh đạt 1.360.000/m2. Nguồn cung mới trong quý đạt khoảng 11,400m2. Giá thuê trung bình trong quý đạt 39.4 US$/m2. Tỷ lệ lấp đầy trung bình đạt khoảng 90%.
