Trong bối cảnh chuyển đổi số đang được triển khai mạnh mẽ, vẫn có không ít vướng mắc đang đặt ra với các doanh nghiệp. Luật Giao dịch điện tử 2023 đã quy định rõ, văn bản điện tử đủ tính xác thực và toàn vẹn sẽ được công nhận như văn bản giấy và không bị phân biệt đối xử.
Tuy nhiên, thực tế vẫn có những doanh nghiệp cho biết khi nộp hồ sơ trực tuyến, cơ quan không xét duyệt mà yêu cầu phải có bản giấy công chứng hoặc bản gốc để đối chiếu, dù tài liệu đã được ký số và nộp qua cổng dịch vụ công quốc gia. Ngoài ra, có trường hợp hồ sơ bị từ chối chỉ vì không có bản scan dấu đỏ, dù đã đính kèm bản PDF đã xác thực bằng token từ cơ quan có thẩm quyền.
Lý giải về vấn đề này, Luật sư Dương Văn Quý, đại diện Công Ty Luật TNHH First Counsel cho rằng, yêu cầu này xuất phát từ việc còn có những cán bộ hành chính vẫn giữ tư duy “bản giấy gốc là bản chuẩn”. Bên cạnh đó, do nhiều quy định chuyên ngành chưa được cập nhật, cũng như quy trình thẩm định hồ sơ điện tử chưa hoàn chỉnh, dẫn tới việc doanh nghiệp gặp khó khi làm hồ sơ online.
Lấy dẫn chứng từ Luật Công chứng, ông Quý cho biết, hiện nay theo quy định, khi công chứng hợp đồng chuyển nhượng đất, người dân vẫn phải có bản gốc giấy. Trong khi đó, Luật Giao dịch điện tử đã cho phép công nhận văn bản điện tử. Điều này tạo ra nghịch lý khi doanh nghiệp phải in, công chứng rồi quét lại tài liệu lên hệ thống.
Tương tự, dù Luật Đấu thầu và Nghị định 01/2021/NĐ‑CP cho phép nộp hồ sơ trực tuyến, vẫn có trường hợp gói thầu yêu cầu nộp bản giấy trực tiếp, và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải bổ sung bản gốc để lưu trữ. Kết quả là quá trình “số hóa” trở nên hình thức vì doanh nghiệp vẫn phải làm những thủ tục rườm rà như in ấn, đi lại, tiêu tốn thời gian và chi phí.
Theo ông Quý, điểm mấu chốt không phải doanh nghiệp chưa "số hóa", mà là quản lý nhà nước còn thiếu chuẩn chung để công nhận, đánh giá và xử lý tài liệu điện tử. Từng bộ, từng địa phương vận hành theo cách khác nhau, làm giảm hiệu quả chuyển đổi số. Chữ ký số có thể được chấp nhận ở nơi này, nhưng lại vô dụng ở nơi khác.
Để giải quyết vấn đề này, Luật sư Dương Văn Quý cho rằng, cần phải cập nhật khung pháp lý, điều chỉnh các luật chuyên ngành như Luật Công chứng, Luật Đấu thầu... cho phù hợp với Luật Giao dịch điện tử. Ngoài ra, cần thiết lập quy trình công nhận tài liệu điện tử trong hành chính và hậu kiểm, giảm tối đa yêu cầu phải có bản giấy. Cùng với đó cần nâng cao nhận thức của cán bộ về chuyển đổi số, thay đổi tư duy về giá trị pháp lý của văn bản số.
Liên quan tới vấn đề này, theo Công chứng viên Ninh Thị Hiền, Trưởng Văn phòng công chứng Ninh Thị Hiền (TP. Hồ Chí Minh), Thông báo số 171 của Thủ tướng Chính phủ liên quan tới Đề án số 06 đã nêu rõ, trong thời gian tới, nếu người dân đã tích hợp các loại giấy tờ vào tài khoản định danh điện tử thì khi thực hiện các thủ tục hành chính, họ sẽ không còn phải nộp bản sao công chứng từ bản gốc nữa, nhờ đã có xác minh số.
Tuy nhiên, bà Hiền lưu ý rằng, cần phân biệt giữa hoạt động công chứng và chứng thực, vì đây là hai quy trình pháp lý khác nhau. Hiện tại, công chứng vẫn được áp dụng theo Luật Công chứng năm 2014 và dự kiến chuyển sang Luật Công chứng năm 2024 từ ngày 1/7/2025.
Cụ thể, công chứng là dịch vụ công do công chứng viên thực hiện theo ủy quyền của Nhà nước nhằm xác nhận tính xác thực và hợp pháp của các giao dịch như hợp đồng dân sự, giao dịch bất động sản... Đó có thể là các trường hợp luật bắt buộc hoặc cá nhân, tổ chức có yêu cầu tự nguyện.
Bà Hiền lấy ví dụ, theo Luật Đất đai 2024 hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất giữa hai cá nhân phải được công chứng. Lúc này, công chứng viên sẽ xác định hợp đồng có hợp pháp hay không, và liệu quyền sử dụng đất có đủ điều kiện để chuyển nhượng.
Ngược lại, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan có thẩm quyền (như UBND cấp xã, hoặc công chứng viên) xác nhận bản sao chính xác với bản gốc. Đơn cử như khi người dân photocopy căn cước công dân, thì cơ quan chứng thực sẽ đối chiếu với bản gốc để xác nhận bản sao là hợp lệ.
Công chứng và chứng thực bản sao là hai việc hoàn toàn khác nhau. Vì vậy, với những giao dịch mà pháp luật quy định phải công chứng thì người dân vẫn buộc phải thực hiện để đảm bảo hiệu lực pháp lý.
Bà Hiền cũng cho biết, khi pháp luật chỉ yêu cầu nộp bản sao, thì cơ quan tiếp nhận không được bắt buộc chứng thực bản sao, nhưng có thể yêu cầu xuất trình bản gốc để đối chiếu. Người thực hiện đối chiếu có trách nhiệm xác minh độ chính xác giữa hai bản.
Tuy nhiên, thực tế nhiều cơ quan vẫn yêu cầu bản sao có chứng thực mà không cần kiểm tra bản gốc, do thiếu nhân sự để thực hiện việc đối chiếu. Theo đánh giá của bà Hiền, khi các cơ sở dữ liệu quốc gia như dân cư, bất động sản, hộ tịch... được hoàn thiện và liên thông, việc xác minh giấy tờ sẽ dễ dàng hơn, và nhu cầu chứng thực bản sao sẽ giảm mạnh.
Đồng thời, Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ ngày 1/7/2025 cũng sẽ có những nội dung về công chứng điện tử, cho phép thực hiện dịch vụ công chứng trực tuyến. Văn bản điện tử sẽ có giá trị như văn bản công chứng giấy và có giá trị như bản gốc. Những quy định mới sẽ tạo điều kiện thuận lợi để người dân và doanh nghiệp thực hiện thủ tục hành chính, tăng tính minh bạch trong quá trình áp dụng pháp luật.
